Pernah dengar tentang Fail Meja? Apa
yang anda tahu dan faham tentangnya? Apa perbezaannya dengan Manual Kerja? Setiap
penjawat awam mungkin pernah dengar atau melihat sendiri Fail Meja sepanjang
tempoh perkhidmatannya. Sejauh manakah
penjawat awam faham akan fungsi Fail Meja ini.
Pelakasanaan Fail Meja ni bermula pada tahun 1991 dengan adanya PKPA Bilangan8 Tahun 1991 : PANDUAN MENGENAI MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA.
Usia pekeliling ni sudah lama iaitu lebih kurang 21 tahun namun adakah
perlaksanaanya berjalan lancar atau sekadar melepaskan batok di tangga. Dalam
satu jangkamasa yang agak lama, berapa ramaikah penjawat awam yang benar-benar
faham dan tahu bagaimana untuk melaksanakannya..? Sudahkah ianya wujud bagi
sebarang perjawatan di tempat anda..?
Manual Prosedur Kerja (MPK) adalah sebuah dokumen rujukan
bagi peringkat jabatan/pejabat, mengandungi fungsi dan objektif rasmi pejabat,
prosedur-prosedur yang jelas serta pegawai dan staf yang bertanggungjawab bagi
melaksanakan tiap-tiap aktiviti yang dipertanggungjawabkan. Dokumen ini adalah
rujukan utama yang akan membantu jabatan/pejabat berfungsi dengan cekap dan
berkesan. Keterangan mengenai fungsi dan objektif rasmi yang sejelasjelasnya
dan diketahui secara dekat dan terperinci oleh setiap anggota jabatan/pejabat
akan membolehkan mereka melaksanakan tugas dengan lebih berkesan. Prosedur
kerja yang terperinci serta penentuan tanggungjawab yang jelas pula akan juga
membantu pegawai dan staf menjalankan tugas masing-masing dengan lebih cekap
dan teratur.
Fail Meja (FM) pula adalah dokumen rujukan bagi
peringkat individu/ jawatan. Dokumen ini, antara lain mengandungi carta
jabatan/ pejabat yang menunjukkan kedudukan individu dalam jabatan/pejabat
berkenaan, objektif Jabatan dan Bahagian di mana individu ini ditempatkan serta
prosedur kerja yang terlibat dengan jawatan individu yang berkenaan. Apabila
mereka jelas mengenai tuju arah jabatan/pejabat dan jelas juga mengenai peranan
yang perlu dilaksanakan serta mempunyai garispanduan yang lengkap bagi
menjalankan kerja, tugas mereka dapat dijalankan dengan cekap dan sempurna
serta mengelakkan kelewatan dalam menyelesaikan sesuatu kerja. Manual Prosedur
Kerja dan Fail Meja adalah alat pengurusan yang dapat menyumbang kepada
peningkatan kecekapan serta keberkesanan jabatan/pejabat.
So,
daripada definasi di atas (yang diambil dari PKPA Bilangan 8 Tahun 1991), MPK
diwujudkan oleh bahagian pentadbiran sesuatu jabatan dalam kerajaan dan disimpan
di bahagian pentadbiran untuk rujukan. Mankala FM pula adalah rujukan individu
untuk jawatan tertentu dalam jabatan tersebut dan FM inilah yang perlu kita
wujudkan untuk rujukan kita… Objektif diwujudkan FM adalah untuk membantu
pegawai/ staf menjalankan tugasan dengan lancar dan cekap. Ia juga dapat
memudah dan mempercepatkan proses pembelajaran dan penyesuaian kerja bagi orang
baru.
Fail Meja menjadi dokumen rujukan utama
pegawai/ staf dalam melaksanakan tugas yang diamanahkan. Oleh itu setiap
jawatan mempunyai satu FM yang tersendiri. Jika organisasi kita mempunyai 83
jawatan (daripada bos besar hingga ke pemandu), bermakna organisasi kita perlu
ada 83 FM. FM perlu sentiasa dikaji semula daripada semasa ke semasa,
sekurang-kurangnya sekali setahun. Ia juga perlu dibuat pengemaskinian jika ada
perubahan proses atau tugas baru. Hal ini perlu dilakukan supaya FM relevan dan
sesuai dijadikan dokumen rujukan utama bagi pegawai/ staf pada setiap masa.
Apa tugasan dan bagaimana nak melaksanakannya?
Rujuk FM untuk jawapannya. Begitulah pentingnya FM kepada seseorang kakitangan staf
terutama seorang penjawat awam yang baru. FM perlu diserahkan pada bahagian pentadbiran apabila
kakitangan berkenaan akan bertukar keluar daripada sesuatu jabatan. Ini kerana FM
itu akan digunakan oleh kakitangan yang baru melaporkan diri untuk menggantikan
kakitangan yang berpindah keluar dari jabatan tersebut.
Oleh itu FM tidak boleh bersifat terlalu peribadi kepada
seseorang. Ia personalize kepada jawatan, bukannya individu. Seharusnya
pada hari pertama seseorang kakitangan melaporkan diri, FM jawatan itu mesti diserahkan kepadanya dan dia
mesti mengkaji dan merujuk FM itu.
Bagi perjawatan yang masih belum diwujudkan FM, berikut
adalah isi kandungan FM yang perlu dirangka untuk FM tersebut.
- Carta Organisasi
Jabatan/Pejabat
- Carta Organisasi Bahagian/Unit
- Objektif Jabatan/Pejabat
- Objektif Bahagian/Unit
- Senarai Tugas/Kuasa Dan
Hubungan Pegawai Dengan Pegawai-pegawai Lain
- Peraturan-peraturan
Pentadbiran Bagi Setiap Aktiviti
- Proses Kerja Bagi
Aktiviti-aktiviti Yang Berkaitan Dengan Pegawai
- Carta Aliran Kerja
- Senarai Semak/Checklist
- Senarai Borang Yang Berkaitan
Dengan Tugas Pegawai
- Senarai Undang-undang Dan
Peraturan Yang Diperlukan
- Senarai Jawatankuasa Yang
Dianggotai
- Norma Kerja
- Senarai Tugas Harian
Sila
rujuk di sini untuk keterangan lanjut berkaitan MPK dan FM. Semoga kita semua
terutamanya penjawat awam mendapat manfaat daripada artikel ini. Semoga
senantiasa berdaya maju dalam kerja yang dilakukan. Selamat beramal.
